Новогодний корпоратив начинают готовить в ноябре — и это главная ошибка. К этому времени лучшие залы Москвы забронированы, артисты расписаны, а бюджет согласован по цифрам прошлого года. Дальше организатор не выбирает, а берёт то, что осталось.
Оркестр «Сити» под управлением Владимира Яцкевича каждый декабрь работает на десятках корпоративных вечеров, и мы видим подготовку изнутри. Ниже — чек-лист по неделям: что и когда делать, чтобы к декабрю у вас были площадка, программа и спокойный сон.
Организация новогоднего корпоратива: с чего начать
С трёх решений, от которых зависит всё остальное.
- Дата. Пятницы и субботы второй половины декабря уходят первыми. Будний день даёт больше выбора и по залам, и по артистам.
- Бюджет. Не общая цифра, а разбивка: площадка и кейтеринг, программа и артисты, техника, оформление, резерв.
- Формат. Банкет с официальной частью, вечеринка с танцполом или камерный ужин для команды в тридцать человек — это три разных вечера и три разные программы.
За 10–12 недель: дата, бюджет, формат
Сентябрь — начало октября. Согласуйте с руководством дату и запасной вариант, утвердите бюджет с разбивкой по статьям и определите, кто принимает решения. Один ответственный со стороны компании экономит недели переписки.
На этом же этапе стоит запросить сметы у ключевых подрядчиков. Из чего складывается бюджет на музыку, мы разобрали в материале сколько стоит оркестр на новогодний корпоратив.
За 8–9 недель: площадка
Зал выбирают не по фотографиям, а по четырём вопросам: сколько гостей он вмещает при вашей рассадке, есть ли сцена, какая акустика и сколько времени дают на монтаж. Лофт с голыми стенами и банкетный зал с коврами звучат по-разному — и требуют разной техники.
Если в программе живая музыка, покажите план зала артистам до подписания договора с площадкой. Пять технических нюансов, о которых залы обычно молчат, — в статье как выбрать площадку под живой оркестр.
За 6–7 недель: программа и артисты
Программа вечера — это порядок, в котором зал проживает событие: сбор гостей, официальная часть, ужин, танцы, финал. Под каждый блок нужна своя музыка и своя громкость. Проверенная структура — в материале музыкальная программа новогоднего корпоратива.
- Ищете идею вечера — посмотрите десять сценариев с живым оркестром.
- Нужен танцпол до финала — формат DJ с оркестром.
- Команда до шестидесяти человек — камерный состав для небольшой компании.
Артистов бронируют договором. Пока договора нет, даты нет: в декабре устные договорённости не работают. Когда и что бронировать — в календаре организатора.
За 4–5 недель: сценарий и тайминг
Сценарий сводят в одну таблицу: время, что происходит на сцене, что звучит, кто отвечает. Её получают ведущий, артисты, площадка и техническая служба. Именно здесь находятся нестыковки — например, награждение на сорок минут, под которое никто не заказал музыкальные отбивки.
Если в программе есть авторские номера — гимн компании или любимая песня команды в оркестровой аранжировке, — это крайний срок, чтобы их заказать. Партитуру пишут и репетируют не за три дня.
За 2–3 недели: техника, райдеры, рассадка
- сверьте технические райдеры артистов с возможностями площадки;
- утвердите схему сцены, звука и света;
- согласуйте время монтажа и саундчека — до прихода гостей;
- закройте рассадку и списки на вход;
- назначьте одного координатора на день события.
За неделю и в день события
За неделю — финальная сверка: тайминг, контакты, пропуска, парковка для транспорта с инструментами. В день события координатор встречает подрядчиков по графику, а не всех сразу в шесть вечера.
Хороший признак подготовки: за час до начала на площадке тихо. Сцена собрана, звук отстроен, музыканты переодеты, ведущий пьёт чай.
Пять ошибок организации новогоднего корпоратива
- Поздний старт. В ноябре выбор уже сделан за вас.
- Бюджет одной цифрой. Без разбивки деньги уходят в площадку, а на программу остаётся остаток.
- Зал без проверки акустики. Красивый лофт может оказаться местом, где не слышно ведущего.
- Программа без сценария. Артисты по отдельности хороши, а вечер разваливается на куски.
- Нет ответственного. Когда решения принимают пятеро, их не принимает никто.
Сколько закладывать на музыку
Музыка — одна из немногих статей, которую гости вспоминают через год. Бюджет на неё зависит от состава, хронометража, площадки и даты. Мы присылаем смету с двумя-тремя вариантами состава в течение рабочего дня — вы видите, из чего складывается каждая строка, и выбираете сами.
Частые вопросы
Когда начинать организацию новогоднего корпоратива?
За десять-двенадцать недель до даты, то есть в сентябре — начале октября. К ноябрю популярные площадки и артисты на пятницы и субботы декабря уже забронированы.
С чего начать подготовку?
С трёх решений: дата, бюджет и формат вечера. От них зависят площадка, программа и состав артистов. Без них любые переговоры с подрядчиками идут по кругу.
Что важнее — площадка или программа?
Сначала площадка: она задаёт число гостей, сцену, акустику и время монтажа. Программу собирают уже под конкретный зал — один и тот же оркестр по-разному звучит в лофте и в банкетном зале.
Можно ли организовать корпоратив за месяц?
Можно, но выбор будет уже. Работают будние дни, нестандартные площадки и программа из действующего репертуара артистов без авторских номеров.
Организуете новогодний корпоратив и хотите живую музыку? Оркестр «Сити» под управлением Владимира Яцкевича соберёт программу под ваш зал и сценарий: оркестр на новогодний корпоратив в Москве. Декабрь расписывается первым — оставьте заявку, пока дата свободна.
Смотрите: как проходит корпоратив с оркестром
Какой состав подойдёт вашему событию
Три вопроса — и мы назовём формат, который обычно берут в похожей ситуации.
Шаг 1. Что за событие
Шаг 2. Сколько гостей
Шаг 3. Что важнее на вечере
Как это выглядит вживую
Духовой оркестр на 85-летии ВДНХ у Главной арки
Оркестр на юбилее компании «ФРТП» в отеле «Метрополь»
DJ с оркестром на фестивале бега
